Danas šalju 183 milijardi e-mailova na svijet. Reći ćemo vam kako osigurati da vaše pismo ne bude izgubljeno u općoj misi. I tako da primatelj ne samo da ga nije poslao u koš, nego mu je također odgovorio pozitivno. Pravila pisanja poslovnog pisma bit će korisna svima. Bez iznimke. KAKO POBIJEDITI PISM?
Potrebno je započeti tradicionalno: "Dragi Ivan Sergejevich, pozdrav!" Došlo je do slučaja kada je jedna velika tvrtka u svojoj korespondenciji promijenila klasičnu žalbu "Dragi" na "Draga". I iako, čini se, emocionalno žalba postaje toplija, partneri su bili budni. U svakom slučaju ne koristite izraz "Dobar dan u danu" kao pozdrav - prvo, nitko ne govori u životu, a drugo, možete dobiti dojam da vas ne zanima kada je pismo primljeno.
MOGU SE KORISTITI U LETTE SMILE?
Ako je pismo upućeno strancu i poslovne prirode, smiješci mogu stvoriti osjećaj poznavanja primatelja. U neformalnim pismima upućene kolegama, smiješci nisu zabranjeni. Međutim, ako u pismu postoje informacije koje bi jedan dan mogao imati glavni izvršni direktor tvrtke, razmislite hoćete li nasmiješenu zagradnu zagrliti uhvatiti njegovo oko?
KAKO NEĆE DOPUŠTITI NEGATIVNE EMOZIJE KOJI SE MOGU DOBITI TONE LETTERA?
Kada niste zadovoljni s nekim, ali ne želite prekidati vezu s krivnjom pojavljivanja negativnih emocija, ali će voditi konstruktivan dijalog s njim, nemojte odmah poslati pismo. Pročitaj tekst kolegi koji nije uključen u sukob ili ga pošalje kasnije kada možete napisati pismo neutralno u tonu.
ŠTO biste trebali odrediti pisma?
Pismo mora uvijek imati temu. Time se prikazuje poruka o statusu i često se štedi od neželjene pošte. Tema bi trebala biti kratka i opsežna da ukazuje na vas ili na temu vaše suradnje s primateljem. Na primjer, ako ste se susreli s klijentom na konferenciji, forumu ili izložbi, logično je pretpostaviti da će u njegovoj kutiji biti puno pisama s temom "ponuda" ili "suradnja". Stoga ga podsjećajte na bolje ime ili naziv tvrtke. A ako ste dugo poznavali, onda u predmetu pisma naznačite temu timskog rada ili prigodom dopisivanja: "pitanje ...", "komentar o ..."
Je li vrijedno ići s službenog jezika na neodrživo?
Ako ste primili pismo napisano strogim poslovnim tonom, morate je odgovoriti na isti način. Zanemariti ovo pravilo pisanja poslovnog pisma ne bi trebalo biti.
Iskustvo pokazuje da prijelaz s formalnog jezika na neformalnu u poslovnoj korespondenciji često dovodi do neučinkovite interakcije. Bit će vam teško raspravljati o poslovnim pitanjima i potaknuti partnere da ispune svoje obveze ako je vaša komunikacija s njima postala prijateljski. Službeni jezik pomaže u održavanju udaljenosti i učinkovito rješavanju problema. Formalni stil pomaže da bude ispravan prije svega u vlastitim izjavama, što dovodi do boljih rezultata.
Postoji li metoda za stalno potvrđivanje adrese za slanje odgovora?
Umjesto pisanja u temu "hitno" ili "odmah", bolje je u tekstu pisma navesti točno vremensko razdoblje u kojem želite primiti odgovor. Na primjer: "zamolim vas da odgovorite do takvog datuma" ili "ozbiljno vas molim da obavijestite svoju odluku najkasnije do tog datuma. Nemojte pokušavati ubrzati taj proces kažnjavanjem primatelja da očekuje odgovor: "Nadam se za vaš pristanak" ili "Molim odgovoriti potvrdno". Dajte osobi priliku da razmišlja za sebe.
U BILO KOJIH SLUČAJA, KORISTITE VAŽNO VAŽNO?
Ovaj alat treba koristiti samo ako je slučaj naveden u pismu doista hitan i važan ne samo za vas nego i za vašeg primatelja. Mislite li da su svi slučajevi ovakvi? Označite sva vaša internetska pisma crvenim zastavama i uskličnicima - pogrešno. Sjetite se bajke o pijetlu i vuku: kada vam treba pismo koje treba odmah pročitati, zanemariti će ga.
KAKO ISPRAVITI PISANO U KOJOJ POGREŠAK OTKAZI?
Ako ste prisiljeni odbiti nešto, nemojte započeti poruku s izjavom o neuspjehu. Ukratko opišite razloge svoje odluke i unesite jasno da se u određenim okolnostima može vratiti na razmatranje. Zahvaljujemo na interesu koji vam se pokazao, izražavajte žaljenje zbog takvog ishoda slučaja i završite pismo pozitivnom zabilješkom, na primjer, "Želim uspjeh".
ŠTO UČINITI AKO LI LETRA DUGA?
Strukturirajte tekst, prekidajte ga u poglavlja, odlomke, odlomke - inače je duga poruka teško opaziti. Ako se podaci daju jednim neprekinutim dijelom, onda na drugom redu osoba izgubi interes za to. Idealna formula za sastavljanje velikih internetskih pisama izgleda ovako: jedna misao je jedan odlomak. Također je važno izbjegavati složene rečenice i nejasne fraze. Kako bi brzo odgovorili na vaše pismo, osoba bi trebala moći razumjeti od samog početka ono što stvarno žele od njega.
KAKO SE JE MOGU POTPODJELI?
Odgovarajući na pismo, dovoljno je naznačiti svoje ime i prezime. Ako pokrenete dopisivanje, pored toga navedite svoj položaj i telefonski broj za kontakt. Upotrebom na početku pisma žalba "Dragi ...", nemojte ga okončati izrazom "Tvoj vjerno". Napišite: "Najbolji pozdrav" ili "S poštovanjem". Preuzmite nekoliko vrsta potpisa u poštanskom sandučiću i koristite ih ovisno o situaciji.
NA GRADJSKOM SELOJU.
Prema istraživačkoj tvrtki Radicati Group, svaki dan u svijetu šalju 183 milijarde internetskih pisama, tj. Više od 2 milijuna slova u sekundi.
• Kaspersky Lab, poznati proizvođač anti-spam sustava, procjenjuje da je 80% svih poslanih pošte u jednom danu neželjena pošta.
Prema agenciji Gallup Media, od 70 milijuna registriranih korisnika mail.ru mail sustava, gotovo 8 milijuna svakodnevno provjerava svoj poštanski sandučić.
• Većina spam poruka šalje se iz SAD-a, Rusije i Poljske.
• Najčešće teme neovlaštenog oglašavanja, koje se šalju poštom, su lijekovi i poznanici.